Como gerenciar melhor o seu tempo

Um dos maiores inimigos da produtividade é o mau gerenciamento de tempo. Muitas vezes, não sabemos nem como organizar o tempo que dispomos para trabalhar em direção às nossas metas e objetivos. Por isso, definir uma organização, seja diária, mensal ou anual, é de extrema importância.

No Plann, temos níveis diferentes de organização. Quando pensamos no planejamento mensal, devemos focar naquilo que é mais importante e primordial. Já numa escala diária, devemos dividir o que é urgente e o que é circunstancial.

ESTRATÉGIAS

Existem também inúmeras técnicas e estratégias que podemos usar para nos ajudar a gerenciar o tempo. Abaixo, separamos algumas. Veja qual se encaixa melhor nas suas necessidades e possibilidades e aplique elas no seu dia-a-dia.

Kanban

Kanban é um termo de origem japonesa que, na tradução, significa tabuleiro. Você já deve ter visto aquelas imagens de quadros cheios de post-its coloridos, como se fosse uma tabela. A ideia deste método é que você consiga acompanhar, de maneira simples e visual, o andamento ou fluxo de suas tarefas.

Existem inúmeras maneiras de dividir o seu Kanban, mas uma boa base para começar é separar três seções: TAREFAS PARA EXECUTAR, EM ANDAMENTO e CONCLUÍDAS. Nos

post-its você deve escrever a tarefa e talvez uma pequena descrição dela, ou o prazo. À medida que for avançando no fluxo de tarefas, mova os post-its para a coluna adequada. Claro, conforme forem suas demandas, você pode criar subcategorias para te ajudar a visualizar de forma mais precisa o que você precisa fazer.

Getting Things Done (GTD)

Quem desenvolveu este método foi David Allen, após décadas de estudo e pesquisa sobre como elevar sua produtividade. O método GTD consiste de cinco etapas:

1) Coleta - identifique e reúna tudo que demanda a sua atenção, seja grande ou pequeno, do âmbito pessoal ou profissional.

2) Processamento - identifique quais tarefas são possíveis de serem realizadas. Se não, as deixe de lado, coloque em espera ou arquive. Se forem realizáveis, as complete na hora, delegue-as ou recuse-as.

3) Organização - depois de definidas e estabelecidas as tarefas que você tem como pendentes, utilize alguma ferramenta (virtual ou física) para anotar as informações recolhidas e definir prazos. É neste momento que você elenca as pendências como mais prioritárias ou menos prioritárias.

4) Reflexão - Enquanto executa as tarefas, retome constantemente a sua organização. Assim você terá claro qual é a próxima tarefa e também não corre risco de se perder na priorização

das suas pendências.

5) Execução - é a hora de colocar a mão na massa, com a confiança de que, tendo seguido todos os passos do método, você estará trabalhando em direção aos seus objetivos da maneira mais produtiva possível.

Técnica Pomodoro

Essa técnica, como sugere o próprio nome, foi pensada por um italiano, Francesco Cirillo. Pomodoro é o nome dado aos timers de cozinha. Esse método simples consiste em estabelecer metas temporais para concluir tarefas, baseado na ideia de que dividir fluxos de trabalho em blocos pode contribuir para aumentar a agilidade do cérebro e estimular o foco. Usando um timer, separe 25 minutos para debruçar-se inteiramente sobre uma tarefa, sem interrupções ou distrações. Quando esse tempo acabar, tire 5 minutos de descanso.

Use esse “intervalo” para retornar uma ligação, marcar uma consulta, tomar um café, ir ao banheiro, se espreguiçar. Depois, volte e reinicie o contador de 25 minutos. A ideia é que, a cada quatro sessões pomodoro, você tire um descanso maior, de 15 minutos.

Matriz GUT

Esse método consiste em definir as prioridades com base em três fatores: Gravidade, Urgência e Tendência (GUT). Para isso, você montará uma planilha com cinco colunas.

A primeira coluna é a de “Tarefas” e é ali que você especifica a tarefa que precisa realizar.

A segunda coluna é a de “Gravidade”. Ali, você atribuirá uma nota de 1 a 5 para aquela atividade utilizando os seguintes critérios: 5, extremamente grave; 4, muito grave; 3, grave; 2, pouco grave; 1, sem gravidade;

A terceira coluna é a de “Urgência” e assim como na anterior, você atribuirá uma nota de 1 a 5 para cada atividade, considerando: : 5, atenção imediata; 4, resolver rapidamente; 3, pouco urgente; 2, pode esperar; 1, pode ser planejado a longo prazo;

A quarta coluna será a da “Tendência”, em que você estimará as consequências daquela tarefa a ser ignorada: 5, vai piorar rapidamente; 4, irá piorar em pouco tempo; 3, irá piorar; 2, irá piorar a longo prazo; 1, não mudará.

A última coluna é reservada para um cálculo, que é a multiplicação dos valores da primeira, segunda e terceira colunas para encontrar os pesos das atividades.

Em seguida, feita essa priorização, ordene as tarefas pelo peso das atividades e comece a trabalhar!

Apresentamos algumas das inúmeras estratégias de gerenciamento de tempo. É claro, cada pessoa se adapta melhor a uma técnica ou outra, e por isso é importante experimentar até que você encontre aquela que atende melhor às suas demandas. Mas independente do método escolhido, uma coisa é fato: organizando melhor sua produtividade, sobrará mais tempo para que você trabalhe em direção aos seus objetivos!